Controlling bei der Stadt Ditzingen
- Ziel: Erhöhung der Wirtschaftlichkeit und Optimierung der Dienstleistungen
Ein in vielen Kommunen derzeit diskutiertes Thema ist im Rahmen der Verwaltungsreform die Umstellung der traditionellen kameralistischen Buchhaltung auf ein kaufmännisches, outputorientiertes Rechnungswesen (Doppik). Damit ist zwangläufig die Einführung einer Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) verbunden. Das primäre Ziel einer KLR ist den Verantwortlichen innerhalb der Verwaltung, sowie den politischen Gremien und Bürgern darzustellen, was die einzelnen Dienstleitungen (Verwaltungsprodukte) kosten und gegebenenfalls erlösen. Gerade in einer angespannten Finanzsituation ist die Transparenz über Kosten und Leistungen unverzichtbar.
Bereits Mitte 2002 wurde in Ditzingen eine zentrale Controllingstelle geschaffen mit der Aufgabe, eine flächendeckende KLR für die Gesamtverwaltung zu entwickeln. Innerhalb eines halben Jahres wurden sämtliche Verwaltungsdienstleistungen („Produkte“) definiert und auf die Geschäftsprozesse abgestimmt. Zusätzlich wurde eine neue Finanzsoftware (KIRP) eingeführt. Es folgten anschließend interne Schulungen der Führungskräfte und Mitarbeiter-/innen in betriebswirtschaftlichen Grundlagen. Damit waren sowohl die technischen wie auch personellen Voraussetzungen geschaffen, um ab 2003 kameral und gleichzeitig kaufmännisch zu buchen.
Kostenrechnung in einem Dienstleistungsbereich setzt allerdings auch die Kenntnis voraus, wie viele Personen, mit welchem zeitlichen Umfang an der Erstellung der Verwaltungsprodukte, wie zum Beispiel eines Reisepasses oder Bauantrags, mitwirken. Die nähere Betrachtung der vorhandenen Kostenstrukturen zeigt, dass die Personalkosten mit bis zu 2/3 in die Produktkosten eingehen. Dieser Kostenanteil muss somit ermittelt werden. In Übereinstimmung mit der Verwaltungsführung und des Personalrates erfassen die Mitarbeiter-/innen der Stadtverwaltung seit dem 01.07.2004 ihre tägliche Arbeitszeit im „Kommunale Worktimer“ (KWT). Mit dieser Software können die Mitarbeiter-/innen ihren Zeitaufwand auf sehr einfache und schnelle Weise produktorientiert erfassen. Somit werden amtsübergreifende Leistungsbeziehungen (Prozessketten) sichtbar gemacht. Den Produktverantwortlichen steht damit ein weiteres Instrument zur Verfügung, Optimierungspotential zu erkennen, um die Leistungsfähigkeit der Verwaltung zu steigern.
Neben dem zeitlichen Aufwand unserer Verwaltungsmitarbeiter kommen in vielen Fällen noch die Leistungen des Betriebshofes hinzu. Seit diesem Jahr berechnet der Betriebshof seine Leistungen auf Basis fester Preise (Leitungstarife). Es gilt der Grundsatz, dass nur noch die vom Produktverantwortlichen tatsächlich nachgefragten Leistungen intern verrechnet werden dürfen. Der Betriebshof verhält sich damit wie ein privatwirtschaftliches Unternehmen, wodurch seine Leistungsfähigkeit unmittelbar sichtbar wird.
Erste Kalkulationsergebnisse werden voraussichtlich Ende des Jahres vorliegen. Für die kommenden Jahre muss dann ein aussagefähiges Berichtswesen aufgebaut werden um den Verantwortlichen schnell und transparent die finanzielle Situation ihrer Produkte (Dienstleistungen) zu zeigen. Denn erst die Transparenz über Kosten verändert das Kostenbewusstsein.
29.07.2004
